Organizacja pracy i zarządzanie czasem mają z sobą bardzo wiele wspólnego https://qarshi.com/bokstaven-h/index.html , bo tylko dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Za to zła organizacja pracy sprawia, że każda czynność zabiera więcej czasu niż powinna, a że dzieje się tak dzień za dniem – obniża się indywidualna efektywność, a rośnie frustracja.
Złe lub całkowity brak zarządzania czasem może mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ prowadzi do powtarzania wielu czynności. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji pracy powoduje spore trudności.
Jak funkcjonuje źle zorganizowana osoba?
– ma problemy z odnalezieniem potrzebnych informacji lub dokumentów
– ma bałagan w kalendarzu, co kumuluje stres i napięcie
– przeskakuje od zadania do zadania, próbując zdążyć z nakładającymi się terminami, co prowadzi do „bylejakości” lub opóźnień w realizacji planów
– jest źle przygotowana i spóźnia się na spotkania,
– ciągle przybywa jej papierkowej roboty, której zwykle nie lubi
– nie ma jasnych priorytetów i określonych celów
W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje terminów, a efekty jej pracy są niewystarczające, choć na pozór włożyła w ich osiągnięcie odpowiednią, a czasem nawet większą ilość czasu i wysiłku niż inni.
Osoby bezpośrednio współpracujące z kimś źle zorganizowanym same wpadają w kłopoty, a winowajcę uważają za niesolidnego. Zła organizacja wpływa więc nie tylko na bieżącą pracę, ale również na szanse rozwoju kariery i relacje interpersonalne, a nawet konflikty ze współpracownikami.
W zarządzaniu czasem, a w zasadzie w zarządzaniu sobą w czasie ważne są: konsekwencja, planowanie, organizacja i terminowość.
Dlatego bardzo przydatnym może być trzymanie się następujących zasad zarządzania czasem:
1). Planuj mniej zebrań. Unikaj ich, dopóki nie masz wyraźnego powodu aby je zorganizować. To, że je odbywasz od lat, nie znaczy, że są one produktywne i niezbędne. Prowadź terminarz spotkań. Ustalaj je z wyprzedzeniem. Niech przyjdą tylko ci, którzy muszą i są decyzyjni.
2). Zapisuj swoje cele. Powinny być długo- i krótkoterminowe. Muszą mieć ostateczny termin do osiągnięcia (deadline) i wymierne kryteria. Inaczej nie są celami.
3). W pracy unikaj przypadkowych odwiedzin. Nie pozwól by panowały nad twoim harmonogramem. Jeśli jesteś zajęty wstań, gdy ktoś wchodzi. Jeśli chcesz, żeby przyszedł w innym terminie, powiedz mu o tym, bądź asertywny i nie bój się odmawiać.
4). Koncentruj się w pracy na rzeczach najistotniejszych. Ustalaj priorytety gdy chodzi o problemy, czas na myślenie, relaks. Pamiętaj, że to pomaga w pracy. Wówczas pracujesz efektywniej i sprawniej nad kluczowymi zadaniami.
5). Zredukuj czas na kontakty towarzyskie w pracy. Kawa / papieros/obiad sprzyjają nawiązywaniu relacji. Zajmują jednak dużo czasu, a nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę. Mała kawa przeradza się w przyjęcie, przeszkadza i odciąga od zadań.
6). Nie odkładaj rzeczy na później. Ustal termin rozpoczęcia oraz termin zakończenia każdego zadania. Podziel dużą pracę na małe części i ustal terminy pracy nad każdą z nich. Najtrudniejsze, najmniej przyjemne i najbardziej czasochłonne zadania rób na początku. Potem, w ciągu dnia, będzie już tylko lepiej, Taka zasad podnosi motywację i zaangażowanie.
7). Naucz się dzielić zadania na ważne i pilne, zrozum na czym polega różnica. Pilne rzeczy wymagają natychmiast twojej uwagi, ale przeważnie istnieją od nich rzeczy dużo ważniejsze, którymi trzeba się zająć. Nie pozwól, by pilne sprawy odwracały twoją uwagę.
8). Utrzymuj porządek na swoim biurku. Nie powinno być ono kolekcją papierów, które podróżują dookoła niego każdego dnia. Trzymaj rzeczy, których nie używasz poza zasięgiem. Pracuj w danym momencie nad jedną sprawą.
9). Upewniaj się, że jesteś dobrze rozumiany. Dawaj i proś o instrukcje. Jeśli dajesz instrukcję upewnij się, że ją zrozumiano. Jeśli otrzymujesz polecenie – powtórz je. To zaoszczędzi czas i spowoduje, że nie będziesz wykonywał pracy nie mając pełnych danych.
10). Rób sobie przerwy w pracy. Siedzenie przez 8 godzin przy biurku wcale nie podnosi wydajności, a wręcz przeciwnie – nuży i demotywuje.
11). Zaplanuj „cichy czas”, kiedy to jesteś skupiony, myślisz kreatywnie i planujesz pracę. Poproś o nieprzerywanie ci w tym czasie. Będziesz jaśniej myślał i efektywniej działał.
12). Bądź asertywny. Musisz się nauczyć, jak czasami powiedzieć szefowi „NIE”. Korzystając z jego pomocy zadecyduj, która rzecz jest ważniejsza i musi być zrobiona jako pierwsza. Nie możesz robić wszystkiego i brać na siebie odpowiedzialności za cudze zadania, które zostały źle wykonane. Jeśli zawsze mówisz „TAK” podejmujesz wiele zobowiązań, z których czasem nie będziesz mógł się wywiązać.
13). Rozmawiaj z ludźmi zgodnie z ich oczekiwaniami. Nie rozmawiaj ze wszystkimi ludźmi jednakowo albo tak, jak Tobie jest najwygodniej. Nie myśl, że inni zawsze słyszą i rozumieją to co mówisz.
14). Nie próbuj robić wszystkiego. Niektóre rzeczy po prostu nie pasują do twojego planu. I nie myśl, że jesteś jedynym, który może dobrze wykonać tę pracę. Oddeleguj kogoś do niej, naucz kogoś innego, jak to zrobić. Nie graj „niezastąpionego”, bo może się zdarzyć, że któregoś dnia weźmiesz na siebie tyle zadań i obowiązków, że fizycznie nie będziesz w stanie ich wykonać.
15). Nie bądź perfekcjonistą. Zbyt wielu ludzi spędza za dużo czasu, by zrobić coś doskonale. Możesz być perfekcjonistą i mieć mało wykonanej pracy. Zdecyduj, czy to konkretne zadanie musi być wykonane perfekcyjnie. Jeśli nie, zrób coś ważniejszego.
16). Zawsze używaj harmonogramów. Zapisz umówione spotkania, czynności do wykonania i zaplanuj przyszłe działania tak, by nie myśleć o nich codziennie, a jednocześnie zadbać o to by nic nie umknęło Twojej uwadze i nie zostało pominięte w natłoku zadań.
17). Wyrzucaj zbędne dokumenty. Nie gromadź papierów. Takie chomikowanie prowadzi do niepotrzebnego bałaganu, w którym to co ważne gubi się, a to co nieistotne i niepotrzebne zawsze jest pod ręką.
18). Myśl pozytywnie o swoich współpracownikach, szefie, firmie, pracy. To nastawienie kreuje rzeczywistość. Wychodząc z założenia, że czegoś się nie da zrobić będziesz widział jedynie przeszkody i utrudnienia
19). Bądź konsekwentny w swoich postanowieniach. Ustalaj deadliny i trzymaj się ich.
Zarządzanie sobą w czasie nie jest łatwą sztuką, zwłaszcza w sytuacji gdy przez lata wypracowaliśmy już pewne, nie do końca konstruktywne nawyki. Ale nigdy nie jest za późno na zmianę przyzwyczajeń i wprowadzenie nowych, skutecznych rozwiązań. Warto wprowadzać je stopniowo, zacząć od tych, które uważamy za najbardziej skuteczne i najbliższe nam, aby później rozszerzać ich repertuar i jednocześnie podnosić efektywność działań.
Warto pamiętać też o tym, że dobra organizacja i zarządzanie czasem nie musi dotyczyć wyłącznie sfery zawodowej, w życiu prywatnym też się przydaje i przynosi niespodziewanie dobre efekty.
Autor: Anita