Kroki do skutecznego delegowania zadań

Śmiało można postawić tezę, że delegowanie zadań stanowi podstawę skutecznego zarządzania, a efektywnego managera poznaje się po tym jak dzieli się odpowiedzialnością, jednocześnie jej nie tracąc oraz po tym w jaki sposób deleguje zadania i jak rozdziela obowiązki.

Mimo tego wielu managerów nadal obawia się przekazywania swoich kompetencji współpracownikom. Nie wiedzą czy warto, czy też nie potrafią?

Od czego rozpocząć delegowanie zadań? Oto zasady, które doprowadzą Cię krok po kroku do skutecznego delegowania.

Krok 1. Idea delegowania

W każdej większej organizacji przekazywanie części własnej odpowiedzialności jest zarówno naturalne, jak i po prostu konieczne. Dobry manager rozumie, że jego siłą są ludzie i tylko we współpracy z nimi, a tym samym powierzając im realizację poszczególnych zadań bądź ich etapów, można odnieść sukces jako zespół.

Krok 2. Pokora i zaufanie

Skuteczne delegowanie wymaga od managera zaufania do zespołu i wiary w kompetencje swoich pracowników. Jednak wbrew pozorom zaufanie bywa bardzo kłopotliwą sprawą. Problem najczęściej pojawia się, gdy specjalista na samodzielnym stanowisku otrzymuje funkcję kierowniczą. Taka osoba przez długi czas wykonywała swoje zadania i nierzadko była przekonana, że jest niezastąpiona. Teraz jednak część kompetencji musi przekazać innemu specjaliście. Wtedy najczęściej pojawia się obawa: czy będzie on potrafił wykonać zadanie tak samo dobrze jak ja? Manager musi zrozumieć, że jego pracownicy to także fachowcy i bez problemu poradzą sobie z nowymi obowiązkami.

Krok 3. Obawa przed utratą władzy

Obok zaufania liderzy często mają problem z obawą o utratę znaczenia w firmie. Nierzadko dochodzą do wniosku, że jeśli przekażą swoje kompetencje podwładnym, to sami staną się właściwie zbędni. Czasem nawet obawiają się zwolnienia z tego powodu. Nic bardziej mylnego. Pozycja managera i możliwość delegowania zadań sprawia, że to manager staje się osobą trudną do zastąpienia.

Krok 4. Co delegować?

Manager nie może wszystkiego zrobić samodzielnie, warto zastanowić się i  wybrać obowiązki, które można przekazać podwładnym. Przede wszystkim należy delegować zadania, jakie pracownicy potrafią zrobić równie dobrze, a nawet lepiej. Następnie przekazać obowiązki szczególnie obciążające, wymagające dużo czasu. Dzięki temu można skupić się na kwestiach kluczowych dla firmy. W trzecim etapie deleguje się zadania Buy Generic Drugs Without Prescription , które, poszerzając kompetencje pracowników, a zarazem wyzwalają ich inicjatywę i kreatywność.

Krok 5. Czego nie delegować?

Choć zakres zadań, jakie manager może delegować swoim pracownikom jest ogromny, to mimo wszystko pozostają kompetencje, które należy pozostawić lub przekazywać w ograniczonym zakresie. Przede wszystkim manager powinien odpowiadać samodzielnie za decyzje, które nakładają poważne zobowiązania na firmę. Nie wolno także przekazywać kompetencji decyzyjnych w sytuacjach trudnych.

Krok 6. Poszukiwanie liderów

Po określeniu puli kompetencji do przekazania, manager staje przed pytaniem: komu je najlepiej delegować? Jednym z warunków skutecznego delegowania obowiązków jest przekazywanie ich właściwym ludziom. W praktyce oznacza to, że manager powinien szukać nowych liderów, którzy w jego imieniu poprowadzą swoje zespoły. Dlatego manager musi dobrze znać swoich  współpracowników – zarówno ich zalety jak i słabości. Musi jednocześnie wiedzieć, kto spośród nich potrafi kierować innymi, podejmować decyzje, a zarazem inspirować i motywować pozostałych. Bez tej wiedzy nie jest możliwe skuteczne delegowanie zadań.

Krok 7. Podział obowiązków

Kiedy już wiadomo kto otrzyma konkretne kompetencje, czas przystąpić do działania. Przede wszystkim – jasno sformułować cele, zadania, sposób ich wykonania i termin realizacji. Wielu specjalistów poleca sięgnięcie po zasadę SMART, która skutecznie pomaga delegować zadania. Składa się ona z 5 mniejszych zasad: Po pierwsze cel powinien być konkretny i wyraźnie określony. Po drugie musi być mierzalny. Po trzecie cel musi zostać zaakceptowany przez obydwie strony – zarówno managera jak i podwładnego. Po czwarte osiągnięcie celu powinno stanowić wyzwanie. Po piąte nie zapominajmy o terminach. Określić należy więc termin zakończenia całości projektu, ale też jego poszczególnych etapów. Wreszcie przychodzi czas na rozmowę z pracownikiem, a moment ten może zadecydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Ważne jest, aby po opisaniu zadania, dokładnie przedstawić metody działania, środki, którymi dysponujemy, a także wskazać osoby, które mogą okazać się pomocne. Na koniec powinniśmy sprawdzić, czy podwładny wszystko dobrze zrozumiał. W tym celu najlepiej pytać o to, czego pracownik nie zrozumiał . Oczywiście jeśli ze strony pracownika pojawią się dodatkowe pytania, obowiązkiem managera jest poświęcenie na odpowiedź na nie odpowiedniej ilości czasu.

Krok 8. Motywowanie poprzez obowiązki

Delegowanie zadań należy traktować jako bardzo skuteczny sposób motywowania pracowników. Dlatego przekazując podwładnemu nowe kompetencje, nie należy prezentować ich jako dodatkowych obowiązków, lecz  jako nowe wyzwania. Pracownik musi mieć poczucie, że nowe obowiązki stanowią docenienie jego kompetencji i są wynikiem jego wcześniejszej, bardzo dobrej pracy.

Krok 9. Kontrola i reagowanie na sytuacje trudne

Choć delegowanie zadań ma pomóc w codziennej pracy poprzez przekazanie części odpowiedzialności, nigdy jednak nie można sobie pozwolić na całkowity brak zainteresowania realizacją zadań przez zespół. Oczywiście warto zostawić pracownikom sporo swobody, gdyż wyzwala to ich kreatywność i podnosi samoocenę. Najlepiej stworzyć jasny system raportowania. Dzięki temu pracownik będzie mógł skupić się na swej pracy, a zarazem informować o tym, jak układa się realizacja zadania. Co ważne, dzięki temu można szybko zareagować gdy pojawi się problem, z którym nie radzi sobie podwładny. To co ważne – to konsekwencja – jeśli zadania zostały raz przekazane, należy się trzymać tych postanowień. W sytuacji problematycznej można doradzać, ale nie wchodzić w kompetencje pracowników.

Krok 10. Odpowiedzialność

Na koniec nie należy zapominać, że w ostatecznym rachunku to manager odpowiada za efekty pracy podwładnych. Delegowanie zadań rodzi czasem pokusę, aby tę odpowiedzialność całkowicie przenieść na barki pracowników (szczególnie, gdy pojawiają się kłopoty), ale skuteczny manager nigdy nie ucieka przed odpowiedzialnością – to właśnie dzięki temu jest liderem zespołu.

Autor: Anita

Zostaw komentarz