Zarówno udzielanie jak i przyjmowanie informacji zwrotnej wymaga sporych kompetencji i pozytywnego nastawienia od obu stron. Mówiąc wprost: feedback nie jest rzeczą łatwą.
Zasady udzielania informacji zwrotnej
Feedback jest formą komunikacji, a więc wychodząc od jej podstaw należy zacząć od tego, że sposób przekazania informacji zwrotnej powinien być dostosowany do percepcji odbiorcy. Druga, istotna kwestia, to czas między sytuacją, której dotyczy feedback, a rozmową na jej temat. Najczęściej zakłada się, że feedbacku powinno udzielać się niedługo po zdarzeniu, co do którego chcemy się odnieść. Ta zasada sprawdza się bardzo dobrze w traningu on the job, czy w codziennej operacyjnej pracy z zespołem. Trudniej jeśli zespół pracuje zdalnie, jest rozproszony, lub feedback jest elementem oceny okresowej.
Każda rozmowa, także ta oceniająca powinna mieć jasno sprecyzowany cel. Wówczas feedback – czy to wspierający, czy korygujący będzie wartościowy. Należy go tylko prawidłowo przeprowadzić.
Należy pamiętać o tym, aby zawsze opierać informację zwrotną o fakty. Niezbędne jest zatem nawiązywanie do konkretnych sytuacji, które się wydarzyły. Warto stosować komunikację opisującą sytuacje, a nie język ocen i domniemywań. To otworzy przestrzeń do dyskusji, pomiędzy odbiorcą, a przekazującym feedback. Dzięki temu osoba, której dotyczy informacja zwrotna otworzy się, a nie zamknie na przekazywany komunikat.
Feedback jako narzędzie współpracy w zespole
Feedback nierozerwalnie kojarzy się z relacją przełożony-podwładny. Jednak wymiana informacji pomiędzy współpracującymi ze sobą na co dzień osobami w zespole także bywa niezwykle cenna. Ogólnie funkcjonująca w organizacji kultura feedbacku oparta o wzajemny szacunek, zrozumienie i zaufanie przynosi wiele korzyści. Poprawia relacje. Zachęca do współpracy. Ma wpływ na optymalizację procesów. Podnosi skuteczność komunikacji i przepływ informacji.
Metody udzielania informacji zwrotnej
Wiele kwestii powinno być uwzględnionych, aby proces feedbacku był konstruktywny i wartościowy. Ważna jest forma przekazania informacji zwrotnej, jej zakres, temat oraz dotychczasowe doświadczenia obu stron. Istnieje kilka metod i technik udzielania feedbacku. Zachęcam do zapoznania się bądź przypomnienia sobie poniższych:
Metoda FUKO
FUKO to technika, która pomaga stworzyć komunikat przytaczający fakty oraz opisujący wpływ jaki wywierają. Osoba udzielająca informacji zwrotnej jest także zobowiązana do pokazania konsekwencji powyższego zachowania. Końcowy etap tej metody to przedstawienie celu – a więc konkretnych oczekiwań co do zmiany postawy czy zachowania.
F– FAKTY – wskaż fakty https://schule-weiler.de/letter-v/index.html , nie komentuj, nie interpretuj, nie oceniaj
U – UCZUCIA – powiedz jak się czujesz z powyższym faktem
K – KONSEKWENCJE – powiedz jakie to ma konsekwencje dla Ciebie, dla zespołu, dla realizowanego zadania
O – OCZEKIWANIA – przedstaw swoje oczekiwania co do zmiany zachowania i zapytaj o sposób ich wdrożenia
Metoda SBI/ Metoda OWS
SBI/OSW to metody, które podobnie jak FUKO opierają się na prostym schemacie:
– odnieś się do konkretnej sytuacji
– zwróć uwagę na zachowanie
– wyjaśnij jaki wpływ ma to zachowanie (na Ciebie, na innych, na projekt…)
S – SITUATION (sytuacja)
B – BEHAVIOR (zachowanie)
I – IMPACT (wpływ)
lub:
O – OBSERWACJA – zauważyłem/zaobserwowałem/widzę, że…
W – WPŁYW – w związku z tym/dlatego/w rezultacie…
S – SUGESTIA – na przyszłość sugeruję/następnym razem doradzała bym…
Metoda „Zygzak”
Ta metoda doskonale sprawdza się w przekazywaniu feedbacku nie tylko wspierającego, ale też korygującego. Nawet w przypadku korygującej informacji zwrotnej, warto wskazać szeroką perspektywę. Należy też bardzo szczegółowo przytaczać fakty.
– OGÓŁ: zacznij od ogólnych elementów zachowania, które omawiasz
– SZCZEGÓŁ: wyjaśnij, wymień, przytocz, co konkretnie wpłynęło na twój pozytywny odbiór tego zachowania
– OGÓŁ: wymień negatywne aspekty zachowania, które omawiasz
– SZCZEGÓŁ: wskaż jak najbardziej szczegółowo fakty, na podstawie których zbudowałeś opis,
– OCZEKIWANIA: zakomunikuj oczekiwania
Dla kogo ten feedback?
Feedbacku, jak każdego narzędzia można się nauczyć. Każdy z nas ma różny poziom kompetencji w tym zakresie. Dla jednych jest to naturalne, takie mają predyspozycje. Inni muszą zrezygnować z dawnych nawyków i otworzyć się na nowe rozwiązania. Metod i technik udzielania informacji zwrotnej jest tak wiele, że z pewnością każdy znajdzie te, które będą dla niego naturalne do zastosowania. Jak każdą umiejętność, również dawanie feedbacku można po prostu wyćwiczyć.
Autor: Anita