Dlaczego warto dobrze zaplanować onboarding?

Każdy z nas pamięta zapewne pierwszy dzień w nowej organizacji. Ja także. Śmiało mogę powiedzieć, że były to dni kompilacji różnych emocji – zaciekawienia, poddenerwowania, obawy, ekscytacji…

Zapewne podobnie czują się wszyscy, którzy rozpoczynają pracę.  Warto zadbać o ich dobre pierwsze wrażenie. Bo nie tylko w życiu prywatnym, także w zawodowym funkcjonuje zasada „nigdy nie masz drugiej szansy, dobrze wypaść za pierwszym razem”. I temu właśnie służy dobrze przeprowadzony onboarding.

Co warto wiedzieć?

Onboarding to działania, których celem jest skuteczna adaptacja nowo zatrudnianego pracownika do organizacji.

Aby ten cel osiągnąć warto zaplanować to, czego pracownik powinien się w czasie onboardingu dowiedzieć. Dobrze, aby w procesie onboardingu poznał:

  • misję, wizję i strategię organizacji, do której dołącza
  • strukturę organizacyjną firmy
  • szczegółowy zakres obowiązków i/lub opis stanowiska, a także możliwości rozwoju i ścieżkę kariery wewnętrz organizacyjnych struktur
  • procedury i zasady dotyczące dress codu, komunikacji, obiegu dokumentów, urlopów i nadgodzin
  • obsługę sprzętów, aplikacji i systemów funkcjonujących w firmie

Kto przeprowadza onboarding?

Za przeprowadzenie procesu onboardingu zwykle odpowiadają działy HR, a w przypadku ich rozbudowanej struktury dedykowany HR `Biznes Partner. Jeśli w organizacji nie funkcjonuje HR, warto, aby onboarding przeprowadził bezpośredni przełożony.

Jak wprowadzić nowego pracownika?

Dobrze przeprowadzony onboarding to szansa, na zatrzymanie pracownika w organizacji.  Według raportu International Business Report firmy Grand Thornton, nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w procesie onboardingu. Dlatego warto postępować w sposób planowy i zorganizowany.

Przygotowanie sprzętu i stanowiska pracy.

Dobrze, aby od pierwszego dnia pracownik miał działający sprzęt, adres mailowy, konto czy dostęp do funkcjonujących w organizacji systemów i aplikacji. Wiele firm stosuje także walcome packi, powitalne zestawy, indywidualnie dobrane do rodzaju stanowiska i wykonywanej pracy. To podnosi wiarygodność pracodawcy i świadczy o jego profesjonalizmie. 

Kontakt z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy.

Zakończenie procesu rekrutacji, przedstawienie oferty i jej akceptacja przez kandydata, to początek onboardingu. Dlatego już na tym etapie należy poinformować kandydata jakie będą następne kroki. Kto będzie się z nim kontaktował i w jakiej sprawie. Doskonałym rozwiązaniem, bardzo pozytywnie odbieranym przez kandydatów, jest przesłanie przed pierwszym dniem pracy, szczegółowego harmonogramu pierwszego lub kilku pierwszych dni. Harmonogram taki powinien zawierać informacje o szkoleniach wstępnych, osobach, które będą je przeprowadzać, miejscu i czasie trwania poszczególnych spotkań. To porządkuje pierwsze dni pracy i niweluje u nowego pracownika poczucie osamotnienie.

Przedstawienie nowego pracownika innym.

Przed dołączeniem nowej osoby do zespołu, warto przesłać zbiorczego maila do wszystkich zaintersowanych, o tym, kto, kiedy  i na jakie stanowisko dołącza. W pierwszym dniu pracy można oprowadzić nową osobę po biurze, aby każdy poznał ją osobiście. Przy okazji można omówić topografię biura oraz zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób czy działów.

Wyznaczenie zadań.

Często zdarza się, że nowy pracownik przez pierwsze dni nie ma zbyt wiele pracy. Dlatego dobrze jest przygotować szczegółowy plan spotkań, wyznaczyć proste zadania, nawet jeśli będzie to tylko obserwacja i przysłuchiwanie się dyskusjom, to będzie to także budowanie zaangażowania i integracja z zespołem.

Wsparcie i otwarta komunikacja.

Ważne, aby nowy pracownik dostał jasną informację do kogo i z czym może się zwracać w pierwszych dniach pracy. Dobrze, aby miał świadomość, że każde pytanie jest mile widziane, bo przybliża go do szybszej adaptacji i samodzielności, a zarówno przełożony jak i zespół będą służyć wsparciem i pomocą.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

W dobrze przeprowadzonym onboardingu istotne jest, aby nie odbył się zbyt szybko. To normalne, że w pierwszych dniach nowy pracownik bombardowany jest mnóstwem informacji. Dlatego warto rozłożyć ten proces w czasie. Wówczas nowa osoba nie będzie czuła się przytłoczona czy zdezorientowana, a poczuje się  „zaopiekowana” się przez firmę.

Korzyści z onboardingu

Dobrze przeprowadzony proces onboardingu:

  • zwiększa motywację i zaangażowanie nowych pracowników
  • buduje pozytywne relacje w zespole i zwiększa identyfikację z organizacją
  • przyspiesza adaptację pracownika, zwiększa jego efektywność i samodzielność
  • poprawia atmosferę pracy
  • zmniejsza rotację i liczbę odejść

 

 

Autor: Anita