W jaki sposób angażować zespół pracujący zdalnie?

Wielu managerów stoi coraz częściej przed wyzwaniem zarządzania zespołem pracującym w trybie Home Office. Badania pokazują, że firmy coraz częściej będą dawały swoim pracownikom możliwość pracy w trybie zdalnym. Tym bardziej, że spora ich część ma teraz okazję przetestować tego typu rozwiązanie i w wielu z nich okazuje się ono doskonałym pomysłem. Jednak dla wielu managerów jest to sytuacja niecodzienna, wymagająca zmiany podejścia oraz wypracowania zasad współpracy z zespołem na nowych zasadach nie tracąc przy tym zaangażowania pracowników.

Na co więc zwrócić uwagę, aby nie stracić motywacji i zaangażowania pracowników zdalnych?

Po pierwsze komunikacja

Teoretycznie oczywiste jednak często bagatelizujemy znaczącą rolę komunikacji i przekazu jaki kierujemy do zespołu.

Będąc w biurze w każdej chwili pracownik może wejść i zadać Ci pytanie, bądź wyjaśnić coś przy porannej kawie. Doskonale wie, że jesteś przy swoim biurku więc łatwiej jest mu skontaktować się z Tobą w odpowiednim czasie. Dla osób pracujących zdalnie nie jest to już takie oczywiste. Nie widzą czy skończyłeś spotkanie i czy mogą zadzwonić. Brak odpowiedzi na maila czy nieodbieranie telefonu może być dla nich źródłem niepotrzebnego stresu. Dlatego istotne jest, aby ustalić zasady i kanały do przekazywania informacji oraz aby nic nie zakłócało połączenia, dlatego:

  • Sprawdź dostępność danych niezbędnych do pracy, zadbaj o dobre połączenie.

To pracodawca odpowiada za zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy, również tej zdalnej. Dlatego upewnij się, że Twój pracownik ma zainstalowane niezbędne oprogramowanie, odpowiednio szybki internet, słuchawki itp.

  • Ustal z jakich z kanałów komunikacji będziecie korzystać

Osobom pracującym zdalnie najbardziej brakuje bezpośredniego kontaktu f2f ze współpracownikami. Warto więc do cotygodniowych spotkań z zespołem, czy spotkań projektowych korzystać z videokonferencji, tak aby wszyscy mogli się spotkać i choć na chwilę zobaczyć, wymienić spostrzeżeniami. Pomogą Ci w tym narzędzia takie jak: SKYPE, MS TEAMS, Zoom, Webex.

Do planowania zadań i organizacji pracy świetnie sprawdzają się narzędzia tj. MS TEAMS, Trello czy Jira.

Do formalnej komunikacji czy przesyłania danych zawsze można wykorzystać dyski wspólne, chmury do zapisywania danych czy maile.

Nie zapominaj o komunikacji nieformalnej. Będąc w biurze często zespół zaczyna dzień od wspólnej kawy lub śniadania czy wspólnie przygotowuje sobie obiad. Nie rezygnujcie z tego. Łączcie się rano i przy kawie porozmawiajcie o tym co u Was. Taka komunikacja buduje atmosferę i dzięki niej pracownicy pracujący zdalnie nie czują się wyobcowani. Wystarczy do tego firmowy chat, Messenger czy WhatsApp.

Są to jedynie przykłady narzędzi i na pewno każda organizacja dysponuje własnymi. Ważne aby ustalić z jakich narzędzi korzystacie w określonych sytuacjach.

  • W jakim czasie i z jaką częstotliwością będziecie się kontaktować

Idealnie gdyby pracownicy w domu mieli taki sam rytm pracy jak w biurze, jednak wiemy, że nie zawsze jest to możliwe. Z drugiej strony ważne jest aby kontakt z przełożonym był regularny i zadania realizowane były w określonym czasie. Na pewno staraj się aby komunikacja z zespołem zdalnym była porównywalna z komunikacją w biurze. Jeśli spotykasz się z pracownikami raz w tygodniu na spotkaniu statusowym łącz się z pracownikami zdalnymi w tym samym czasie. Ustal w jakich godzinach Ty i pracownik  jesteście dostępni pod telefonem, w jakim terminie odpowiadacie na wiadomości oraz jakiego kanału komunikacji używacie w sprawach pilnych.

Bardzo ważny jest regularny kontakt, tak aby pracownik pracujący zdalnie nie pomyślał, że jest zdany sam na siebie. Częsta komunikacja wzmacnia poczucie bezpieczeństwa.

Pamiętaj, że jako manager jesteś łącznikiem pomiędzy pracownikiem a  organizacją więc regularnie i szczerze przekazuj informacje i decyzje pozwoli to pracownikowi czuć się częścią organizacji. Nawet trudne i niekomfortowe informacje są lepsze niż brak kontaktu.

  • Jasny cel

Przekaż jasną wizję tego czego oczekujesz od swojego zespołu. Wspólny cel i wizja jego realizacji łączy cały zespół. Niezależnie czy pracujemy w biurze czy zdalnie, wiedza po co realizujemy dane zadania zwiększa zaangażowanie.

Cele deleguj precyzyjnie, jednak pozostaw pracownikowi przestrzeń na samodzielność w realizacji zadania. Pozwól na przedstawienie swojego punktu widzenia. Badania pokazują, że przekazanie pracownikom odpowiedzialności znacznie wpływa na ich zaangażowanie.

Kontroluj i ustalaj terminy realizacji zadania, ale jednocześnie okazuj wsparcie. Jeśli Twój pracownik będzie miał problem musi wiedzieć, że może się do ciebie zwrócić indywidualne.

  • Regularny feedback

Pracownicy potrzebują regularnej, indywidualnej informacji zwrotnej, którą w sytuacji pracy zdalnej warto stosować z jeszcze większą częstotliwością. Regularny feedback daje poczucie bezpieczeństwa i poczucie celu. Pracownik dzięki temu wie, że jest potrzebny i jego zadania mają wartość dla organizacji. Doceniaj realizowane zadania i okazuj uznanie do podejmowanych inicjatyw. Badania pokazują, że docenianie i podkreślanie sukcesu przynosi najlepsze efekty jeśli przekazywane jest na forum, więc może warto pomyśleć o pochwaleniu pracownika podczas wspólnego spotkania.

Pamiętaj, że jeśli masz uwagi do pracy swojego pracownika przekaż je podczas rozmowy indywidualnej!

  • Zaufanie

Wiele firm i managerów ma problem z tym, że nie mają bezpośredniej kontroli nad pracownikiem. Przecież nie widzę czy siedzi przy biurku więc skąd mam wiedzieć czy na pewno pracuje? Okaż swoim pracownikom zaufanie to, że nie otrzymałeś od razu odpowiedzi na swojego maila nie oznacza, że nie otrzymasz jej w ogóle, być może tym czasie twój pracownik jednocześnie musiał zająć się dzieckiem bądź  wyprowadzał psa na spacer. Niestety praca w domu często wiąże się z rozpraszaczami o których nie myślimy w biurze. Otwarta komunikacja pomoże wyjaśnić niejasności. Oczywiście warto ustalić zasady pracy, częstotliwość spotkań jednak bądź wyrozumiały i traktuj pracowników indywidualnie.

  • Współpraca i budowanie zespołu

Człowiek jest zwierzęciem stadnym, dlatego tak istotne jest budowanie więzi i relacji w zespole . Brak kontaktu ze współpracownikami może zaburzać poczucie bezpieczeństwa, więzi zaczynają się rozluźniać i trudniej wtedy zachęcać zespół do realizacji wspólnego celu.

Przy namnażających się zadaniach i ciągłym gaszeniu pożarów, ciężko czasami skupić się na budowaniu relacji w zespole, jednak wysiłek ten się opłaci. Jeśli jednak nie masz możliwości, aby się na tym skupić być może w Twoim zespole są osoby, które w naturalny sposób zadbają o atmosferę i staną się ambasadorami budowania relacji.

Biurowe rytuały pomagają budować poczucie wspólnoty zespołu, pamiętaj, że osoby pracujące zdalnie nadal są jego częścią. Mieliście regularne cotygodniowe spotkania całego zespołu – kontynuujcie je pamiętając o osobach na home office. Zaczynaliście dzień od wspólnej kawy i dzieliliście się ciekawostkami z dnia poprzedniego to róbcie to nadal.

Bywają momenty, że zespół trzeba zbudować na nowo być może dzięki tym wskazówkom będzie to łatwiejsze.

Niestety nikt nie ma czarodziejskiej różdżki za pomocą, której sprawi, że jego zespół będzie zaangażowany. Jedyne co można zrobić to traktować pracowników pracujących zdalnie jak równoprawnych członków całego zespołu, dostrzegając problemy z jakimi przychodzi im się mierzyć. Okaż zrozumienie i zaufanie. Jeśli poświęcisz czas na dbanie o cały swój zespół, zapewne szybko dostrzeżesz efekty podejmowanych działań.

 

Autor: Edyta