Offboarding, pożegnanie w dobrym stylu

W dzisiejszym pandemicznym świecie poznajemy firmy nie po tym jak rozpoczynają współpracę z pracownikami, ale jak ją kończą. Funkcjonowanie w czasach VUCA wymusza na firmach większą elastyczność i dostosowanie się do obecnej sytuacji. Niestety dla niektórych organizacji oznacza to restrukturyzację czy nawet zamknięcie działalności. W jaki sposób w związku z tym, przeprowadzić pracownika przez proces offboardingu i dlaczego teraz warto przyłożyć większą wagę do tego procesu?

Czym jest offboarding?

Zacznijmy od tego, czym jest offboarding. Offboarding to całościowy proces rozstania się z pracownikiem. Niezależnie od tego kto podjął decyzję o zakończeniu współpracy – pracownik czy pracodawca, warto pamiętać o pewnych niezbędnych etapach tego procesu. Jak w większości procesów personalnych kluczowa jest tu rozmowa.

Jak powinien przebiegać offboarding z klasą?

Poniżej omawiam najważniejsze kroki w procesie rozstania się z pracownikiem:

Przekazanie informacji o zakończeniu współpracy
  • Decyzja pracodawcy
    Pamiętaj aby przed rozmową zadbać o to, aby nikt podczas takiego spotkania Wam nie przeszkadzał. Uzasadnij decyzję o zakończeniu współpracy w  jasny i obiektywny sposób. Nie zapomnij o podziękowaniu za dotychczasową pracę, nie każde zakończenie współpracy musi oznaczać zakończenie relacji pomiędzy przełożonym, a pracownikiem. Być może jeszcze będzie możliwość aby ta osoba wróciła kiedyś do organizacji.
    Jeśli organizacja daje taką możliwość, poinformuj w jaki sposób firma wesprze pracownika w tym trudnym dla niego czasie. Ze swojej strony możesz przygotować referencje lub poprosić dział HR o wsparcie dla pracownika w tym trudnym czasie np. poprzez zaplanowanie obszarów rozwoju, wsparcie w napisaniu CV,  czy stworzeniu profilu na LinkedIn
  • Decyzja pracownika
    Nie zawsze to pracodawca inicjuje zakończenie współpracy. Czasami to pracownik z różnych względów decyduje się na zmianę. Podczas spotkania z pracownikiem postaraj się ustalić przyczyny takiej decyzji.
    Zapytaj czy jest coś, co mogłoby wpłynąć na zmianę tej decyzji. Jeśli są szanse aby wystąpić do pracownika z ofertą, wróć do niego z propozycją najszybciej jak to będzie możliwe. Jeśli decyzja nie ulegnie zmianie ustal sposób przekazania obowiązków. Zanim zdecydujesz o wyrażeniu zgody na rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, zastanów się czy nie ucierpią na tym cele i zaplanowane działania. Ustal ilość niewykorzystanego urlopu do końca trwania umowy i podejmij decyzję czy lepszym rozwiązaniem będzie udzielenie urlopu czy jednak ważniejsze jest aby dokończyć realizację zadań i wypłata ekwiwalentu.
    Zapoznaj się też z polityką firmy w tym zakresie. Czasami ze względu na tajemnice służbowe od razu kończy się współpracę z pracownikiem lub zwalnia ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.
Ustalenie sposobu przekazywania obowiązków

Niezależnie od tego kto zainicjował proces zakończenia współpracy obowiązkiem managera jest zabezpieczenie i reorganizacja pracy.

  • Ustal kto przejmie obowiązki osoby, która odchodzi
  • Ustal z pracownikiem zadania, które muszą zostać zrealizowane w tym czasie
  • Dopilnuj alby pracownik opisał realizowane zadania i projekty, przekazał listę kontaktów do kontrahentów i firm współpracujących niezbędne do kontynuowania zadań
Poinformowanie o kwestiach formalnych

Przekaż informację w jakim terminie i w jaki sposób pracownik powinien rozliczyć się z zadań, rozliczyć ze sprzętu, w jakim terminie otrzyma niezbędne dokumenty.

Pamiętaj aby poinformować wszystkie działy, które powinny być zaangażowane w proces rozliczenia kwestii formalnych z pracownikiem np. dział IT, który w odpowiednim czasie będzie musiał zablokować dostępy lub przekierować je do innej osoby.

Komunikacja zakończenia współpracy do pracowników i nie tylko

Nie zostawiaj pracowników bez informacji o zakończeniu współpracy. Jeśli nie przekażesz jasnej klarownej informacji możesz być pewny, że pojawią się plotki korytarzowe, które mogą działać na niekorzyść organizacji.

W takim komunikacie podaj:

  • powód rozstania,
  • termin do kiedy dana osoba zostaje w organizacji,
  • kto będzie ją zastępował i z kim należy kontaktować się po zakończeniu współpracy,
  • jakie działania będą podjęte aby uzupełnić stanowisko lub przekazać obowiązki,
  • warto również podziękować odchodzącemu pracownikowi za dotychczasową pracę.

Warto taką komunikację wysłać również do klientów współpracujących z odchodzącym pracownikiem.

Exit interview

Exit interview to wywiad podsumowujący, który z reguły realizowany jest przez niezależnego pracownika. Najczęściej tym procesem zajmuje się dział HR. Podczas rozmowy z pracownikiem omawiane są powody rozstania, poziom satysfakcji z pracy oraz ocena innych kwestii pracowniczych tj. benefity, warunki pracy i płacy, możliwości rozwoju https://becejprevoz.com/zyrova/index.html , atmosfera pracy, procedury funkcjonujące w firmie itd. Jednym z ocenianych elementów jest również relacja z przełożonym. Wywiad pomaga podjąć działania długofalowe w kierunku zmian aspektów, które w przyszłości mogłyby powodować kolejne odejścia pracowników.

Miły akcent na zakończenie współpracy

Ostatni dzień w pracy, podobnie jak pierwszy może być bardzo stresujący, a czasami nawet bardziej emocjonujący. Wszystkie kwestie formalne powinny być wcześniej omówione, aby pracownik dokładnie wiedział co należy zrobić tego dnia. Warto zadbać, aby ostatni dzień mimo wszystko dobrze się kojarzył. Na pewno warto jeszcze raz podziękować za współpracę, można zorganizować pożegnanie z jakimś miłym akcentem, upominkiem na zakończenie współpracy, może to być także paczka z firmowymi produktami lub pożegnalny prezent 🙂

 

Dlaczego warto angażować się w ten proces?

Proces offboardingu jest niezwykle ważny, gdyż nie tylko obecni,  ale też byli pracownicy mogą stać się często bardzo zaangażowanymi ambasadorami firmy. Źle przeprowadzony proces zakończenia współpracy może sprowokować byłego pracownika do robienia firmie czarnego PRu . Nie tylko w kontekście miejsca pracy, ale także produktów lub usług oferowanych przez firmę. Nie zapominajmy, że pracownik jest często naszym klientem. Właściwie przeprowadzony proces pożegnania się z pracownikiem może znacząco poprawić reputację firmy.

Nie mów żegnaj, a jedynie do zobaczenia.

Powody rozstania są różne i nie zawsze zakończenie współpracy musi oznaczać definitywne pożegnanie.  Być może jeszcze kiedyś będziemy mieli okazję współpracować.

Kończmy zatem współpracę z klasą.

 

 

Autor: Edyta

Zostaw komentarz